قد يكون تنظيم الملفات أمرًا مزعجًا ، خاصةً عندما يكون لديك الكثير من الأوراق والمجلدات ممتدة على مكتبك. ومع ذلك ، يمكنك جعل حياتك أسهل كثيرًا عن طريق الحفاظ على تنظيم المستندات الخاصة بك وتخزينها رقميًا. من السهل البحث في الملفات عندما يتم حفظها رقميًا لأنه يمكن تنظيم الملفات الرقمية وفهرستها والبحث فيها باستخدام أدوات وبرامج متنوعة.
انقر للحصول على النشرة الإخبارية الإلكترونية لـ KURT مجانًا مع تنبيهات أمنية ونصائح سريعة واستعراضات تقنية وطريقة سهلة لجعلك أكثر ذكاءً
علاوة على ذلك ، عادةً ما يتم تخزين الملفات الرقمية على أجهزة الكمبيوتر أو في السحابة أو على محركات الأقراص الثابتة ، مما يقلل من مخاطر وضعها في غير مكانها أو فقد مسارها. على عكس المستندات المادية ، التي يمكن بسهولة وضعها في غير محلها أو إتلافها أو إتلافها ، يمكن نسخ الملفات الرقمية احتياطيًا ونسخها لمنع الضياع. يوفر هذا مستوى من الأمان وراحة البال في معرفة أن مستنداتك مخزنة بأمان ويمكن الوصول إليها بسهولة.
استخدم قرص صلب خارجي
أتأكد من الاحتفاظ بجميع ملفاتي على محرك أقراص ثابت خارجي ، والذي أقوم بتأمينه بأمان في منزلي. بهذه الطريقة ، في حالة حدوث أي خطأ في أي من المواقع الأخرى على الإنترنت التي أستخدمها للتخزين ، سيكون لدي دائمًا محرك الأقراص الثابتة هناك لإعطائي الملفات والمستندات التي أحتاجها. يجب عليك أيضًا التأكد من نسخ ملفاتك احتياطيًا إلى موقع آخر ، مثل السحابة أو أي جهاز آخر ، في حالة فشل محرك الأقراص الثابتة أو فقده. يجب عليك أيضًا اختبار النسخ الاحتياطية بشكل دوري للتأكد من أنها تعمل بشكل صحيح ويمكن استعادتها إذا لزم الأمر.
لمعرفة الأجهزة التي تريد إجراء نسخ احتياطي لبياناتك إليها ، تفضل بزيارة CyberGuy.com/BackUpDevices
فقط تذكر أن تلك المستندات المهمة مثل شهادة الميلاد أو بطاقة الضمان الاجتماعي لا ينبغي أبدًا الاحتفاظ بها على الإنترنت. احتفظ بالمحتجزين في مكان آمن.
أفضل التطبيقات لحفظ المستندات واستعادتها
فيما يلي اختياراتي لأفضل التطبيقات لحفظ المستندات واستعادتها عليها.
1. محرر مستندات Google
كن على تنبيه عالي إذا كنت تستخدم تطبيق الحجز الشعبي هذا
تكون الخدمة السحابية مفيدة بشكل خاص عندما تكون بعيدًا عن المنزل وتحتاج إلى الوصول إلى مستندات معينة. ومع ذلك ، لا أثق في كل خدمة سحابية. على سبيل المثال ، محرر مستندات Google ليس مصدر السحابة المفضل لدي لتخزين المستندات الخاصة بي. تشتهر شركة التكنولوجيا العملاقة بسمعتها السيئة في جمع بياناتك في كل فرصة تتاح لها. ومع ذلك ، أعلم أن الكثير من الأشخاص معجبون بشدة بمُحرر مستندات Google ، لذلك سأستمر في توضيح كيفية استخدامه. لا بأس إذا كنت تريد استخدامه ؛ إنه ليس مجرد تفضيلي الشخصي.
تحديد موقع محرر مستندات Google
على سطح المكتب أو الكمبيوتر المحمول ، عند تسجيل الدخول إلى حساب Google الخاص بك ، انقر فوق رمز تطبيقات Google (هو رمز مربع الشكل يتكون من أربعة مربعات أصغر متساوية الحجم مرتبة في شبكة 2 × 2) في الزاوية اليمنى العليا
ستظهر لك قائمة حيث يمكنك اختيار إلقاء نظرة على Drive والمستندات وجداول البيانات والمزيد.
قائمة جوجل المنسدلة بما في ذلك محرك جوجل (Cyberguy.com)
يعمل محرك الأقراص الخاص بك كجهاز تخزين سحابي ، حيث يمكنك الوصول إلى أي مستند قمت بإنشائه على Google. بمجرد دخولك إلى Drive ، يمكنك النقر فوق + جديد الزر أعلى الزاوية اليسرى واختر ما تريد إنشاءه بعد ذلك.
داخل جوجل درايف (Cyberguy.com)
يمكنك فتح المستندات الموجودة من جهازك في مستندات جوجل وتحريرها مباشرة هناك.
يكشف الذكاء الاصطناعي عن الرموز القديمة المخفية في الصحراء البيروفية الشهيرة لنظريات الأجانب
بامكانك ايضا يتعاون في مُحرر مستندات Google ، حيث يسهل مشاركتها مع أي شخص.
بالإضافة إلى كل شيء في محرر مستندات Google يحفظ تلقائيا، لذلك لن تقلق أبدًا بشأن فقدان عملك.
البرنامج يتتبع من الإصدارات السابقة ، لذلك إذا قمت بإجراء تغييرات عن طريق الخطأ ، يمكنك عرض أي تغييرات في المستند. فيما يلي الخطوات التي يمكنك اتباعها:
اذهب إلى ملف
قم بالتمرير لأسفل وانقر فوق تاريخ النسخة
انقر انظر محفوظات الإصدارات
سوف تظهر لك كل النسخ المحفوظة من هذا الملف على الجانب الأيمن من الشاشة
اكتب مستنداتك في محرر مستندات Google (Cyberguy.com)
يجب عليك أيضًا التأكد من تنزيل وحفظ نسخ من مستنداتك على جهازك أو خدمة سحابية أخرى في حالة عدم توفر محرر مستندات Google أو حذف ملفاتك.
10 حيل لإجراء بحث فعال على Google
2. Dropbox
يعد Dropbox مكانًا رائعًا آخر لتخزين جميع مستنداتك عبر الإنترنت. إنه مجاني للاستخدام إذا كنت تريد فقط نسخ بعض المستندات احتياطيًا. ومع ذلك ، سيسمح لك الاشتراك المدفوع بتحميل الكثير من الملفات ويسمح لك باستعادة النسخ الاحتياطية مسبقًا في حالة فقد مستند في أي وقت. لدى Dropbox خطط متعددة بأسعار متفاوتة ، وأرخصها هو خطة Plus للأفراد ، والتي تكلف 9.99 دولارًا شهريًا.
قم بتخزين ملفات متعددة من مصادر مختلفة وإنشاء مجلدات مشتركة
الشيء الرائع في Dropbox هو أنه يمكنك تخزين ملفات متعددة من مصادر مختلفة. يمكنك إنشاء جدول بيانات Google أو مستند Microsoft Word وحتى إجراء تسجيلات للشاشة. يتيح لك Dropbox أيضًا إنشاء مجلدات مشتركة حتى يتمكن الآخرون من الوصول إلى مستنداتك بمجرد مشاركتها معهم. كل ما عليك القيام به هو النقر + خلق على صفحة Dropbox الرئيسية الخاصة بك واختر ما تريد صنعه.
استرجع الملفات
يمكنك أيضًا بسهولة استرداد الملفات التي تم حذفها عن طريق الخطأ من Dropbox الخاص بك. إليك كيفية الوصول إلى هذه الملفات.
قم بتسجيل الدخول إلى ملف حساب Dropbox
انتقل إلى الشريط الجانبي الأيسر وانقر الملفات المحذوفة
إذا كنت ترغب في استعادة ملف ، فمرر فوقه وانقر فوق خانة الاختيار على يساره
انقر يعيد،ثم اضغط يعيد مرة أخرى للتأكيد
سيسمح لك الاشتراك المدفوع حتى باستعادة العديد من الإصدارات السابقة من المستند في حالة رغبتك في استعادة هذه الإصدارات. إليك كيفية استعادة هذه الإصدارات إذا دفعت مقابل اشتراك.
انقر على اليمين في المستند الذي تريد عرضه
قم بالتمرير لأسفل وحدد تاريخ النسخة
ستظهر لك كل نسخة سابقة من هذا المستند. يمكنك التمرير فوق الشخص الذي تريده والنقر فوقه يعيدعلى جهة اليد اليمنى
اكتب مستنداتك في محرر مستندات Google (Cyberguy.com)
جرب هذه الحلقات العشر من SIRI HIDDEN على iPhone اليوم
الترجيع
يحتوي Dropbox أيضًا على ميزة تسمى الترجيع ، والذي سيسمح لك بالعودة إلى الإصدارات السابقة من المستندات المحفوظة لديك في Dropbox. ومع ذلك ، سيتعين عليك شراء هذه الميزة مع Dropbox Plus ، والتي تبلغ 9.99 دولارًا أمريكيًا في الشهر ، كما ذكرنا سابقًا. فيما يلي خطوات استخدام ميزة “إرجاع”.
قم بتسجيل الدخول إلى ملف حساب Dropbox
لإرجاع حساب Dropbox بالكامل ، انقر فوق “…”بجوار تنظم، ثم انقر فوق لف هذا المجلد.
لإرجاع مجلد معين ، مرر الماوس فوق اسم المجلد وانقر “…” بجوار نشاط، ثم انقر فوق لف هذا المجلد . سيؤدي هذا أيضًا إلى إرجاع جميع المجلدات الموجودة داخل هذا المجلد المحدد.
انقر جرب الترجيع
انقر على الرسم البياني ل اختيار اليوم
انقر يكمل
من ضبط دقيق في القائمة ، ابحث عن أقرب تغيير تريد التراجع عنه وانقر على الخط الأزرق أدناه.
انقر يكمل
انقر الترجيع . ستتلقى رسالة بريد إلكتروني بمجرد اكتمال الترجيع.
يجب عليك أيضًا التأكد من تنزيل نسخ من ملفاتك وحفظها على جهازك أو خدمة سحابية أخرى في حالة عدم توفر Dropbox أو حذف ملفاتك.
للحصول على نصائح تقنية & حماية التنبيهات، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية لتقرير CYBERGUY عن طريق التوجه إلى CYBERGUY.COM/NEWSLETTER
3. مايكروسوفت 365
8 أخطاء تقنية يمكن أن تؤدي إلى كارثة وكيفية تجنبها
أخيرًا ، إذا كنت تستخدم تطبيقات Microsoft 365 مثل Word أو Excel ، فيمكنك تخزين ملفاتك بتنسيق OneDriveأو نقطة مشاركة، وهي عبارة عن مجموعة سحابية متصلة ببرامج Microsoft الخاصة بك. سيتم توصيل هذا بحساب بريدك الإلكتروني لجميع تطبيقات Microsoft الخاصة بك.
حفظ مستند Word في OneDrive
كمثال ، لنفترض أنك تريد حفظ مستند Word في OneDrive
اذهب إلى ملف
قم بالتمرير لأسفل وانقر فوق حفظ باسم
مقبض مواقع على الإنترنت
ثم إدارة حسابات التخزين
مقبض محرك واحد
قم بتسجيل الدخول إلى ملف حساب Microsoftثم اختر أيهما مجلدفي الخاص بك محرك واحدتريد حفظ هذا في
شركة MICROSOFT تقول إن الذكاء الاصطناعي يُدبل 365 نسخة قادمة إلى المستندات التي تكتبها
بعد ذلك ، عند إجراء تغييرات ، ستتمكن من العودة إلى هذا الملف بالنقر فوق ملف، ثم التنصت تصفح تاريخ الإصدار ،وسترى الأوقات المختلفة التي تم فيها تحرير الملف ومن قام بتحريره على الجانب الأيمن من الشاشة
Dropbox هو مكان مجاني لتخزين مستنداتك (Cyberguy.com)
بالإضافة إلى نسخ ملفاتك احتياطيًا ، تأكد من عمل نسخة احتياطية من أجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام Windows و Mac. يمكن أن يؤدي القيام بذلك إلى توفير الكثير من التوتر والإحباط على المدى الطويل.
الوجبات السريعة الرئيسية لكورت
يعد الحفاظ على مستنداتك منظمة وآمنة أمرًا بالغ الأهمية في العصر الرقمي اليوم. على الرغم من توفر العديد من الخيارات لتخزين ملفاتك ، فإن اختيار نظام أساسي موثوق وآمن يعد أمرًا مهمًا. سواء اخترت محرك أقراص ثابتًا خارجيًا ، أو محرّر مستندات Google ، أو Dropbox ، أو Microsoft 365 ، فتأكد من تخصيص الوقت لإعداد نظامك بشكل صحيح ونسخ مستنداتك المهمة احتياطيًا بشكل منتظم.
هل تقلق بشأن مخاطر الاعتماد بشكل كبير على التخزين السحابي والأنظمة الأساسية عبر الإنترنت لتنظيم وتخزين مستنداتك الشخصية والحساسة؟ أخبرنا عن طريق الكتابة إلينا على CyberGuy.com/Contact
انقر هنا للحصول على تطبيق FOX NEWS
لمزيد من نصائحي لتنظيم التكنولوجيا الخاصة بك ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية لتقرير CyberGuy من خلال التوجه إلى CyberGuy.com/Newsletter
حقوق النشر 2023 CyberGuy.com. كل الحقوق محفوظة.
